KSeF – co nas czeka od 1 lipca 2024 roku?

Zacznijmy od tego co to jest KSeF

Krajowy System e-faktur jest ogólnopolską platformą teleinformatyczną pozwalającą na wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych (inaczej e-Faktura). Wykorzystując KSeF docelowo każdy przedsiębiorca będzie wystawiać faktury sprzedażowe w ustrukturyzowanej formie. KSeF nadaje unikalny numer identyfikacyjny każdej fakturze. Fakturę uznaje się za wystawioną w momencie przesłania jej do KSeFU, a przydzielenie jej numeru identyfikacyjnego oznacza, że została doręczona do kontrahenta.

Kolejnym ważnym pojęciem jest e-faktura czyli inaczej faktura ustrukturyzowana. Jest to faktura zgodna ze wzorem logicznym określonym przez Ministerstwo Finansów wystawiana w KSeF.

KSeF funkcjonuje w naszym kraju dobrowolnie od momentu udostepnienia go przedsiębiorcom. Zgodnie z popisana ustawą o KSeF przez Prezydenta z dnia 4.08.2023 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie w życie:

1 lipca 2024 roku – dla czynnych podatników VAT,
1 stycznia 2025 roku – dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT (nievatowcy)

Podatnicy zwolnieni podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT, faktury sprzedażowe będą wystawiać od 1.01.2025 r. natomiast od 1.07.2024 r. będą mieli obowiązek odbierać faktury zakupowe bezpośrednio przez KSeF.

Kto obowiązkowo będzie korzystać z KSeF od lipca 2024r.

Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT, posiadający siedzibę na terytorium Polski
Podatnicy zidentyfikowani w Polce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający identyfikator podatkowy NIP,
Podatnicy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT, podsiadający na terytorium Polski stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT

Jakie dokumenty podlegają KSeF?

Faktury podstawowe
Faktury zaliczkowe
Faktury korygujące
Samofakturowanie
Faktury VAT marża

Natomiast faktury konsumenckie, pro-formy, bilety które są uznawane za faktury oraz tzw. faktury wewnętrzne nie podlegają temu systemowi.

Dokumentu, który zostanie przesłany do KSeF, nie będzie można anulować, gdyż faktura wejdzie w obieg. Każdą zmianę będzie można skorygować za pomocą faktury korygującej. Sam system KSef nie będzie jednak dawał możliwości wystawienia not korygujących przez nabywców. Zatem w przypadku zmian niewypływających na podstawę opodatkowania czy kwotę podatku, noty będą funkcjonować jedynie poza KSeF.

Kolejny dokument, który również docelowo nie będzie potrzebny to duplikaty. Każda wystawiona faktura będzie w zapisana w systemie i podatnik będzie miał do niej dostęp.

Jakie korzyści czekają nas w z związku z wykorzystaniem KSeF?

Jak wiemy na chwilę obecną Krajowy System e-Faktur jest dobrowolny. Ministerstw Finansów przygotowało dodatkowe benefity zachęcające do wdrożenia KSeFu:

Termin zwrotu podatku VAT skrócony z 60 dni do 40 dni
Zwolnienie z archiwizacji dokumentów – KSeF będzie je przychował za nas przez okres 10 lat
Uproszczenie rozliczania faktur korygujących – nie trzeba będzie gromadzić dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie warunków korekty
Brak konieczności przekazywania plików JPK_FA na żądanie organów podatkowych
Pewność, że kontrahent otrzymał fakturę
Standaryzacja dokumentu – jednolity format elektroniczny dla wszystkich
Dostęp do e-Faktury w czasie rzeczywistym

Obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF

Biuro rachunkowe w zakresie KSeF będzie miało podwójne zadanie. Z jednej strony, jako przedsiębiorstwo samo będzie musiało wystawiać i pobierać z KSeF faktury ustrukturyzowane, natomiast z drugiej, jako biuro rachunkowe będzie musiało ustalić wspólnie z klientami nowe zasady współpracy. Nasza Kancelaria będzie udostępniać klientom program do wystawiania faktur, który posiada integracje z KSeF. Pokażemy jak prawidłowo wystawiać i pobierać faktury z KSeFu oraz będziemy służyć pomocą w odnalezieniu się w nowej rzeczywistości.

Czekają nas duże zmiany, ale bazując na doświadczeniu wiemy, że żadne zmiany nie są straszne, kiedy działamy razem.