Badanie sprawozdań finansowych

Jakie jednostki mają obowiązek przedstawienia, zatwierdzenia i przesłania do Krajowego Rejestru Sądowego rocznego sprawozdania finansowego? Są to podmioty gospodarcze zaliczające się do tzw. spółek kapitałowych (np. spółki akcyjne oraz spółki z o.o.), spółki osobowe (np. spółki jawne), ale również osoby fizyczne, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Ważne znaczenie dla dokumentów składanych w KRS ma to, w jaki sposób firmy ewidencjonują koszty i przychody finansowe.

Które podmioty gospodarcze nie muszą sporządzać rocznego sprawozdania finansowego? To spółki jawne i partnerskie, które nie osiągają przychodu większego niż 2 mln euro. Nie oznacza to jednak, że są one zupełnie zwolnione z obowiązku informacyjnego. Tego typu jednostki również wykonać muszą pewne czynności. W tym celu w terminie do 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy są zobowiązane do złożenia w KRS informacji o braku obowiązki sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego.

Na kim w jednostce spoczywa obowiązek tworzenia i złożenia w KRS rocznego sprawozdania finansowego? Przepisy wskazują, że jest to zadanie kierowników jednostki. W zależności od typu prowadzonej działalności gospodarczej będą to m.in. członkowie zarządu spółek kapitałowych (np. w spółce akcyjnej), wspólnicy w przypadku spółek jawnych, cywilnych oraz partnerskich, komplementariusze prowadzący spółki komandytowe lub komandytowo-akcyjne, likwidatorzy, syndycy lub zarządcy podmiotów gospodarczych w przypadku postawienia ich w stan upadłości układowej lub likwidacyjnej oraz członkowie organów zarządzających innych jednostek.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, sprawozdania finansowe składać muszą się ze ściśle określonych elementów i informacji oraz spełniać określone warunki formalne – zawierać pełną nazwą i adres firmy, wskazanie okresu którego dotyczy sprawozdanie finansowe wraz z datą oraz podpis osób odpowiedzialnych za jego przygotowanie. Sprawozdania opracowywane są w języku polskim i w polskiej walucie. W jego strukturę wchodzi; bilans, w którym zawarte są informacje o stanie aktywów i pasywów na dzień bilansowy, rachunek zysków i strat w którym oddzielnie zawarte są przychody, koszty oraz zyski lub straty prowadzonej jednostki, rachunek przepływów pieniężnych czy zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym jednostki lub grupy kapitałowej.

Przedsiębiorca zobowiązany jest również do złożenia tzw. informacji dodatkowej i objaśnień do składanego sprawozdania, by łatwiej było zrozumieć przygotowany raport i dane finansowe. Informacja dodatkowa jest wprowadzeniem do raportu finansowego oraz zawiera szereg istotnych opisów w tym prezentuje zasady rachunkowości, metody wyceny i zachodzące w tym obszarze zmiany w stosunku do poprzedniego roku obrotowego. Z informacji dodatkowej dowiadujemy się również o proponowanym podziale zysku lub pokrycia straty w jednostce.

Na tym jednak nie koniec, bo jednostki – oprócz złożenia sprawozdania finansowego – muszą dołączyć do KRS szereg innych dokumentów, które są od nich wymagane prawem. Jest to m.in. sprawozdane z działalności, które jest wymagane w przypadku m.in. spółek kapitałowych (akcyjnych) i spółek komandytowo-akcyjnych, uchwałę zatwierdzającą sporządzone i złożone dokumenty, uchwałę o podziale zysku lub pokrycia straty jednostki oraz audyt sporządzony przez biegłego rewidenta (jeśli jednostka musi tak wykonać, na kim spoczywa taki obowiązek napiszemy dalej).

Kolejna bardzo ważna sprawa o której musi pamiętać przedsiębiorca to terminy składania sprawozdania. Spółki zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców KRS mają trzy miesiące na sporządzenie sprawozdania finansowego od dnia bilansowego, którym najczęściej jest koniec roku kalendarzowego. Jak łatwo policzyć termin sporządzenia sprawozdania upływa 31 marca. Następnie sprawozdanie finansowe zatwierdzają stosowne organy w jednostce – np. wspólnicy w formie walnego zgromadzenie wspólników lub właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej. Zgodnie z przepisami, sprawozdanie mus zostać zatwierdzone do 6 miesięcy oddania bilansowego. Jeśli rok obrotowy kończy się z końcem grudnia, to termin ten przypada do 30 czerwca roku następnego.

Po zatwierdzeniu sprawozdania, w ciągu najpóźniej piętnastu dni (jeśli rok okres obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym będzie to 15 lipca) wymienione dokumenty należy złożyć do właściwego KRS (Bielsko-Biała sąd z wydziałem KRS ma przy ul. Bogusławskiego 24) jeśli rok okres obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym będzie to 15 lipca. Od 1 października 2018 roku sprawozdania finansowe sporządza się i przesyła do KRS i do właściwego terytorialne Urzędu Skarbowego jedynie w wersji elektronicznej. Szczegółowo wytyczne określa Ministerstwo Finansów. Dokumenty muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym serwisu ePUAP

Na koniec kwestia badania rocznego sprawozdania finansowego. Które podmioty podlegają ustawowemu obowiązkowi badaniu przez biegłego rewidenta (audytora)? Wprost wynik to z treści ustawy o rachunkowości (dalej uor), która bardzo dokładnie precyzuje wszystkie wytyczne. Zgodnie z art. 64 uor, audyt rocznego sprawozdania finansowego muszą wykonać m.in. banki, zakłady ubezpieczeń, zakłady reasekuracji, spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe, podmioty działające na podstawie przepisów o obrocie papierami wartościowymi oraz przepisów o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, a także jednostki działające na podstawie przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych.

Przepisy ustawy definiują także jakie spółki prawa handlowego podlegają obowiązkowemu badaniu sprawozdania. Zgodnie z przepisami, finanse badane są w spółkach akcyjnych, ale z wyjątkiem spółek będących na dzień bilansowy w organizacji. Obowiązek ten dotyka pozostałe jednostki – np. spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz takie jednostki lub firmy, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły co najmniej dwa z trzech wymienionych w ustawie warunków. Pierwszym z nich jest średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty w liczbie co najmniej 50 osób, drugim, gdy suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2,5 mln euro, a ostatni gdy przychody jednostki netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 mln euro.

Coraz częściej z usług audytu rocznego sprawozdania finansowego i oceny danych finansowych firmy decydują się podmioty, które nie są do tego zobowiązane w świetle przepisów ustawy o rachunkowości. Tego typu jednostki chcą by niezależny biegły rewident przyjrzał się danym finansowym podmiotu, bo działania te bardzo korzystanie wpływają na poprawienie efektywności zarządzania firmy. Mają również wpływ na dostosowania modelu zarządzana jednostką.