Podatkowa książka przychodów i rozchodów

Księga przychodów i rozchodów (występująca dalej w skrócie kpir), to urządzenie księgowe wykorzystywane do ewidencjonowania tzw. zaszłości bieżącej lub inaczej mówiąc operacji gospodarczych zachodzących w firmie. Prowadzona głównie do celów podatkowych i na jej podstawie dokonuje ustalenia podstawy opodatkowania (na jej podstawie po uwzględnieniu przychodów i kosztów ustala się dochód podlegający opodatkowaniu), stąd często spotkać można się z określeniem podatkowej księgi przychodów i rozchodów. System księgowości, w której prowadzona jest kpir jest w uproszczonej formie. Zapisane w niej są przychody za sprzedaży (takie jak obrót czy utarg), zakup towarów i materiałów oraz wydatki (koszty). Transakcje w kpir zapisane są w formie pojedynczej, prowadzone według ściśle określonych zasad. Zasadniczo transakcje w księdze dokonuje się na koniec każdego dnia po przeprowadzeniu lub dokonaniu transakcji (usługi) którego zostały dokonane, ale nie później niż przed rozpoczęciem działalności w następnym dniu roboczym.

Bielsko-Biała, to miasto w którym działa wiele firmy. Kto z przedsiębiorców może prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów? Ramy te zostały dość dokładnie opisane w przepisach prawa podatkowego. Założyć kpir i na tej podstawie rozliczać się z podatku dochodowego mogą osoby fizyczne, które osiągają przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej, w tym również osoby wykonywującą działalność w zakresie wolnych zawodów, a także spółki jawne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, których przychody netto ze sprzedaży w poprzednim roku obrotowym nie przekroczyły równowartości w walucie polskiej kwoty 2 mln euro. Przekroczenie tego limitu skutkuje koniecznością prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych. Z kolei obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie dotyczy osób, które opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych, wykonują wolny zawodów adwokata wyłącznie w zespole adwokackim lub sprzedają środki trwałe po likwidacji działalności.

Masz pytania związane z książką przychodów i rozchodów?

Napisz do nas

Zgodnie z prawem, w wyjątkowych okolicznościach podatnik może zostać zwolniony z obowiązku prowadzenia kpir. Ustawodawca zalicza do nich stan zdrowia oraz wiek osoby prowadzącej działalność gospodarczą, a także rozmiar i rodzaj prowadzonego przedsiębiorstwa (Bielsko uchodzi za miasto w którym odsetek prowadzonych działalności gospodarczych w przeliczeniu na mieszkańca jest jednym z najwyższych w Polsce). Aby skorzystać z możliwości zwolnienia z prowadzenia kpir należy złożyć pisemny wniosek do właściwego dla miejsca zamieszkania Urzędu Skarbowego nie później niż 30 dni od miesiąca w którym podatnik chciałby zostać zwolniony z ustawowego obowiązku prowadzenia księgi podatkowej (Bielsko-Biała posiada dwa takie urzędy – przy ul. Sixta 17 i gen. Maczka 73).

Przepisy prawa bardzo dokładnie określają prowadzenie księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 2003 roku z późniejszymi zmianami, księga powinna zawierać 17 kolumn (w 2016 roku kpir wzbogacono o nową, dodatkową kolumnę w której zapisywać można dane zawierające rozliczenie prac badawczo-rozwojowych). Na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek prowadzenie jej w sposób rzetelny, staranny i niewadliwy (tzn. z zachowaniem chronologii dat i zapisów). Każdy z kolumn ma swoją dokładnie określoną funkcję, której należy bezwzględnie przestrzegać. Zapisów należy dokonywać w języku polskim oraz polskiej walucie.

Aby staranie prowadzić kpir zaleca się, by na zakończenie każdego miesiąca dane podkreślić, a kwoty zawarte w kolumnach od nr 7 do nr 14 zsumować. Jeśli przedsiębiorca nie dokonuje comiesięcznego zsumowania pozycji będzie zmuszony na zakończenie roku podatkowego na oddzielnej stronie sporządzić raport roczny. Konieczna będzie przygotowanie informacji zbiorczych z każdego miesiąca, a następnie zsumować je.

Karty kpir muszą zostać ponumerowane, a sama księga powinna znajdować się w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej lub w siedzibie wskazanej przez podatnika (jeśli prowadzenie kpir powierzone zostało biurowi rachunkowemu, to księga może znajdować się w biurze lub siedzibie firmy, jednak niezbędne będzie poinformowanie o miejscu jej przechowywania we właściwym Urzędzie Skarbowym). Jeśli przedsiębiorstwo posiada kilka zakładów, to w każdym z nich prowadzona powinna być oddzielna kpir. Istnieje wyjątek od tej reguły w przypadku którego dla wielozakładowej firmy może być prowadzona jedna księga przychodów i rozchodów, ale wtedy w każdym zakładzie sprzedane artykuły powinny być ewidencjonowane w formie ewidencji sprzedaży bez rachunkowej (zgodnie z ustawą o VAT, wyjątek stanowi sytuacja, gdy podatnik ewidencjonuje sprzedaż przy zastosowaniu kas rejestrujących). Co bardzo ważne, ewidencji w kpir należy dokonywać na podstawie rzetelnych dowodów księgowych.

Co jakich celów służą poszczególne kolumny kpir? Kolumna nr 1 przeznaczona jest do wpisywania liczby porządkowej i numeracji czynności gospodarczy dokonywanych przez przedsiębiorcę. Numeracja może być ciągła od początku roku lub zaczynać od nowa z każdym, kolejnym miesiącem. W kolumnie nr 2 wpisywana jest data wykonanej operacji gospodarczej – datę poniesienia wydatku, otrzymania towary lub osiągnięcia przychodu czy sprzedaży towaru. Kolumna nr 3 zarezerwowana jest do zapisywania numeru faktury lub innego dokumentu stanowiącego dowód księgowy – np. dziennych zestawień sprzedaży. Kolumna nr 4 zarezerwowana jest do wpisywania w niej imion oraz nazwisk (lub nazwy firmy) kontrahentów z którymi dokonano operacji gospodarczej. W jednym przypadku  kolumnę pozostawiamy pustą – gdy do sprzedaży doszło w trybie tzw. bez rachunkowym, na podstawie dowodów wewnętrznych lub dziennych zestawień sprzedaży. W kolumnie nr 5 wpisujemy adres firmy lub osoby z którą zawarliśmy transakcję. Istotne jest, by wpisywać w niej adres ujęty na dokumencie księgowym (faktura, paragon lub inny dokument transakcji).

Kolumna nr 6 zarezerwowana jest na opisanie czynności gospodarczej. W sposób krótki należy w niej opisać operację jaka została dokonana w firmie. Wpis powinien oddawać rodzaj poniesionego kosztu lub osiągnięte przychodu np. sprzedaż usługi lub opłata za media. W kolumnie nr 7 przedsiębiorca wpisuje wartość przychodu ze sprzedaży wyborów, towarów lub usług. Istotne, by nie wpisywać w niej innych przychodów firmy. Te zarezerwowane są dla kolejnej kolumny nr 8. W niej zapisywane są pozostałe przychody np. z pozarolniczej działalności gospodarczej, ale nie odnoszą się do sprzedanych usług czy towarów. Tutaj również wpisujemy przychody z odpłatnego zbycia składników majątków (wyposażenia). W kolumnie nr 9 sumowane są przychody z dwóch poprzednich kolumn – nr 7 i 8). Ma charakter porządkujący.

Kolumna nr 10 zarezerwowana jest do zapisywania w niej zakupu towarów i materiałów wg ceny zakupu. Przykład? Przedsiębiorstwo produkujące meble wpisuje w tej kolumnie zakup drewna, a piekarnia zakup surowców potrzebnych do produkcji towaru. W kolumnie nr 11 wpisywane są tzw. koszty uboczne zakupu. Co to takiego? Są to koszty związane np. z transportem. W kolejnej kolumnie nr 12 uiszczana jest informacja o wynagrodzeniu brutto wypłacanym pracowników (zarówno w gotówce, jak i w naturze). Wpisów tych dokonuje się np. poprzez listę płac firmy lub na podstawie innych dowodów księgowych np. potwierdzenia transakcji bankowej na rachunek pracownika). W tej kolumnie wpisywane są również wynagrodzenia wynikające z zawartych przez pracodawcę umów zleceń lub o dzieło.

Kolumna nr 13 służy do zawierania w niej informacji o pozostałych kosztach (poza wymienionymi w kolumnach 10-12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się zwłaszcza takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę i ścieki, centralne ogrzewanie, usługi telekomunikacyjne, zakup paliwa, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia, odsetki od kredytów związanych z prowadzoną działalnością, koszty reklamy czy koszt tzw. kilometrówki prowadzonej dla samochodu prywatnego użytkowanego do celów firmowych

W kolumnie nr 14 sumowane są wydatki. Należy wpisać łączną kwotę poniesionych wydatków wykazanych w kolumnach nr 12 i 13. Kolumna nr 15 jest wolna. Tutaj przedsiębiorca może zapisywać inne informacje związane z prowadzoną działalnością gospodarcza. Często stosowaną praktyką jest zapisywanie w niej wydatków odnoszących się do przychodów miesiąca lub roku następnego. W kolumnie nr 16 zapisujemy koszty działalności badawczo-rozwojowej. Koszty te definiuje art. 26e ustawy o podatku dochodowym. Wpisywać należy w niej wszystkie koszty działalności badawczo-rozwojowej. Bez znaczenia pozostaje fakt czy mają one wpływ na podstawę opodatkowania. Ostatnia kolumna nr 17 służy do zapisywania uwag odnoszących się do danych zawartych w kolumnach od nr 2 do nr 15. Można w niej np. zapisywać pobrane lub wypłacone zaliczki.

Co w przypadku gdy prowadzący kpir dokona błędu w prowadzonych zapisach? Zgodnie z prawem, są dwie możliwość korekty zapisu prowadzonego w księdze. Jednym z nich jest skreślenie błędnie zapisanej treści i wpisanie poprawnej na nowo, przy czym nowe informacje do księgi muszą być czytelne, a sama korekta opatrzona podpisem osoby odpowiedzianej i datą sporządzenia poprawki. Druga forma poprawy błędy to wpisanie do kpir dowodów zawierających korekty wcześniejszych zapisów, które są błędne. Poprawki, które zmniejszają koszty lub przychody powinny być zapisane ze znakiem ‘-‘ lub z wykorzystaniem koloru czerwonego. Co bardzo ważne, tylko te dwie poprawienia błędnego zapisy przewidziane zostały przez ustawodawcę i należy się ich bezwzględnie stosować.

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, podatnik musi założyć kpir na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Przedsiębiorca nie musi prowadzić kpir w formie tradycyjnej (pisemnej), ale może prowadzić księgę za pomocą systemu teleinformatycznego. Bielsko to miasto innowacyjne, a wiele firm wykorzystuje do tego celu programy, które pozwalają zastosować tę metodę rozliczania podatku dochodowego i stosować uproszczoną księgowość w formie elektronicznej pozwalając np. na generowanie raportów miesięcznych czy rocznych bez konieczności sumowania danych na kartce papieru. Aby forma elektroniczna została uznana za prawidłową musi spełniać kilka warunków. Konieczne jest określenie szczegółowej instrukcji programu komputerowego zgodnie z którym prowadzona jest kpir, program musi umożliwić wgląd w treść oraz drukowanie zapisanych danych zgodnie ze wzorem księgi, a zapisane informacje powinny zostać przechowywane na nośnikach danych, tak, aby nie groziła utrata ich w sposób trwały (muszą być zabezpieczone przed zniszczeniem lub zniekształceniem).