Kontrola biznesowa jako sposób na dochowanie należytej staranności
W kontaktach biznesowych bardzo ważne jest zachowanie bezpieczeństwa przez przedsiębiorców. Dlatego warto dochować należytej staranności poprzez odpowiednią kontrolę biznesową. Właściwa kontrola biznesowa chroni podatników przed nieuczciwymi kontrahentami i oszustwami podatkowymi. Z tego też powodu Ministerstwo Finansów opublikowało metodykę dotyczącą oceny zachowania należytej staranności w transakcjach VAT. Jakie działania umożliwiają kontrolę naszego partnera biznesowego?
Transakcje z nowym podmiotem
W sytuacji rozpoczęcia współpracy z nowym kontrahentem, z którym do tej pory nie zawieraliśmy transakcji warto sprawdzić kilka informacji na jego temat:
- Czy jest zarejestrowany w KRS lub CEIDG?
- Czy znajduje się w Wykazie podatników VAT na moment zawarcia transakcji?
- Czy posiada zezwolenia i koncesje do sprzedaży towarów dotyczących naszej transakcji?
- Czy udzielone pełnomocnictwa są prawnie umocowane?
Na co jeszcze zwrócić szczególną uwagę przy nawiązywaniu współpracy gospodarczej? Podejrzana powinna być sytuacja, gdy kontrahent proponuje nam podzielenie transakcji na kilka po to, by ominąć płatności w formie przelewu na rachunek bankowy w przypadku kwoty większej niż 15 000 zł. Takie zachowanie jest niezgodne z przepisami.
Również podejrzane jest, kiedy cena sprzedawanego towaru znacznie odbiega od ceny rynkowej. Tak atrakcyjna cena bez ekonomicznego uzasadnienia może sugerować czasem, że mamy do czynienia z nieuczciwym kontrahentem.
Jeśli nasz partner biznesowy zmienił kierunek działalności, co niekoniecznie posiada ekonomiczne uzasadnienie, to zakup takich towarów może też budzić wątpliwości.
Niepokoić może także brak chęci do odpowiedniego udokumentowania warunków umowy czy jej potwierdzenia, a również znacznie odbiegające od powszechnych zasady transakcji, jak przykładowo uniemożliwienie właściwej weryfikacji nabytych towarów czy ograniczenie reklamacji.
Kolejne transakcje z podmiotem
W przypadku kontynuacji współpracy z partnerem biznesowym ryzyko jest już niższe. Jednakże, nie zwalnia to przedsiębiorcy z zachowania należytej staranności.
Przede wszystkim ważne jest sprawdzanie na bieżąco czy kontrahent dalej znajduje się w Wykazie podatników VAT albo czy ma potrzebne zezwolenia i koncesje.
Oprócz tego, trzeba też śledzić zasady transakcyjne. Bardzo istotna jest nagła zmiana dotychczasowych warunków, która nie ma uzasadnienia ekonomicznego. Na przykład, może być to krótszy niż standardowy termin zapłaty za towar, płatność gotówką, gdy transakcja jest większa niż 15 000 zł bądź też nagła zmiana metody transportu dostarczanego towaru.
Zachowanie należytej staranności w kontaktach biznesowych jest niezwykle ważne. Jakiekolwiek uchybienia w procesie kontroli lub niedochowanie należytej staranności mogą spowodować skutki karne i sankcyjne. Niedostosowanie się do tych zasad może nawet skutkować odmową przez organy skarbowe prawa podatnika do odliczania podatku VAT.
W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących dochowania należytej staranności oraz prawidłowej weryfikacji kontrahentów, zapraszamy do kontaktu. Nasze biuro rachunkowe 5+ Consulting służy Państwu fachową pomocą. Świadczymy usługi na obszarze województwa śląskiego, a przede wszystkim w rejonie Czechowic-Dziedzic oraz miasta Bielsko-Biała.